Arbetsgivarens rehabiliteringsansvar

Enligt arbetsmiljölagen ska arbetsgivaren vidta alla åtgärder som behövs för att förebygga att en arbetstagare utsätts för ohälsa eller olycksfall. Arbetsgivaren ska vid behov anpassa arbetet efter arbetstagarens individuella förutsättningar samt arbeta med arbetsanpassning och rehabilitering på ett systematiserat sätt. Arbetsgivaren ska se till att det finns rutiner för detta. Arbetsgivaren ska utreda och vidta de åtgärder som gör det möjligt för en arbetstagare med nedsatt arbetsförmåga att fortsätta arbeta eller återgå i arbete hos arbetsgivaren.

INNEHÅLLSFÖRTECKNING

Arbetsgivarens ansvar
Organisation för arbetsanpassning och rehabilitering
Tidiga insatser
Plan för återgång i arbete
Gränsen för arbetsgivarens rehabiliteringsansvar
Den anställdes ansvar att medverka i rehabilitering

1. Arbetsgivarens ansvar

Arbetsgivaren är skyldig att medverka i den arbetslivsinriktade rehabiliteringen, bland annat genom att lämna nödvändig information till Försäkringskassan och genom att arbeta med arbetsanpassning. Det finns inget sammanhållet regelsystem för den arbetslivsinriktade rehabiliteringen. Bestämmelserna finns bland annat i arbetsmiljölagen och socialförsäkringsbalken. Vidare regleras arbetsgivarens ansvar i föreskrifter från Arbetsmiljöverket såsom föreskrifterna om arbetsanpassning samt systematiskt arbetsmiljöarbete. Av lagen om anställningsskydd framgår gränserna för anställningsskyddet. Då dessa regler inte drar upp några klara gränser för arbetsgivarens ansvar måste de kompletteras med praxis från Arbetsdomstolen (AD). Kollektivavtalen Tekoavtalet IF Metall och Tjänstemannaavtalet Unionen/Sveriges Ingenjörer/Ledarna har betydelse i vissa delar, främst när det gäller bestämmelser om sjuklön. Det är arbetsgivaren som ansvarar för att arbetsmiljölagen och Arbetsmiljöverkets föreskrifter följs på arbetsplatsen. När det gäller rehabiliteringsprocessen har arbetsgivaren ansvar för den arbetsplatsknutna rehabiliteringen, inte den medicinska eller sociala rehabiliteringen. För att kunna fullgöra sitt ansvar behöver arbetsgivaren avsätta resurser för hanteringen av sjukskrivningsprocessen och rehabiliteringsarbetet. Ansvaret ställer också krav på en väl fungerande organisation för detta ändamål.

2. Organisation för arbetsanpassning

Arbetsmiljöarbetet regleras av arbetsmiljölagen och av Arbetsmiljöverkets föreskrifter. Där framgår det bland annat att arbetsgivaren fortlöpande ska ta reda på om någon av arbetstagarna är i behov av arbetsanpassning samt ha rutiner för arbetet. Om bolaget har fler än tio anställda ska rutinerna vara skriftliga. Arbetsgivaren ansvarar för den arbetsplatsinriktade rehabiliteringen inte den medicinska eller den sociala rehabiliteringen. Enligt Arbetsmiljöverkets föreskrift om arbetsanpassning och systematiskt arbetsmiljöarbete ska arbetsgivaren bland annat:

organisera och bedriva verksamhet med arbetsanpassning och rehabilitering för arbetstagarna samt ange målsättningar för detta
fortlöpande ta reda på vilka behov som finns hos arbetstagarna när det gäller arbetspassning och rehabilitering
vid behov anpassa arbetsmiljön för enskilda arbetstagare
klargöra hur arbetet med arbetsanpassning och rehabilitering ska organiseras. Den som arbetar med arbetsanpassning och rehabilitering ska ha de befogenheter och de resurser samt de kunskaper och den kompetens som behövs för uppgifterna
organisera arbetsanpassningen och rehabiliteringen så att den kan bedrivas i samarbete med Försäkringskassan och andra berörda myndigheter
årligen följa upp verksamheten med arbetsanpassning och rehabilitering samt göra de förändringar som föranleds av uppföljningen
ta fram rutiner för arbetet med arbetsanpassning
skriftligen dokumentera mål, fördelning av arbetsuppgifter och uppföljning om bolaget har fler än tio arbetstagare på arbetsplatsen
ge arbetstagaren möjlighet att medverka vid utformningen av arbetsanpassningen

Klara och tydliga rutiner underlättar chefernas arbete och medverkar till att alla anställda behandlas lika och att alla vet att bolaget intresserar sig för hur den anställde mår vid sjukdom. Då uppfattas inte kontakter under sjukperioden som lika kontrollerande eller besvärliga. Därutöver kan en tydlig rutin leda till att kontrollen över sjukfrånvaron blir bättre och att korttidsfrånvaron minskar. En rutin kan se ut på olika sätt, alltifrån några enkla punkter till en mer detaljerad instruktion. Det viktiga är att bestämma vad som ska göras, vem som är ansvarig för genomförandet, dokumentera vad som gäller samt informera personalen. När en arbetstagare sjukskrivs eller är i behov av arbetsanpassning av annan anledning ska det vara tydligt vilka åtgärder som ska vidtas och vem i organisationen som ska göra vad och när. I större verksamheter är det ofta närmaste chef med personalansvar som ansvarar för de första insatserna men på ett mindre bolag kan det vara vd:n personligen. Det gäller att skapa kunskap om och förståelse för rutinerna. En rutin ska vara väl känd bland medarbetarna och bör bland annat ge svar på följande frågor: • Vem vänder man sig till vid behov av arbetsanpassning och vad ska mottagaren göra med informationen? • När ska arbetsgivaren kontakta den sjuka medarbetaren? • Vem ansvarar för att kontakt tas med sjuk medarbetare? • Hur ofta ska kontakt tas under sjukskrivningen? • Vilka frågor ska tas upp? • Hur och när utreds eventuellt behov av arbetsanpassning? • Ska arbetsgivaren anvisa arbetstagaren till företagshälsovården för att få de läkarintyg som krävs? • Vem är ansvarig att hantera kontakter med Försäkringskassan? • Hur ska arbetsanpassningen följas upp och vid behov justeras? De som är inblandade i ett rehabiliteringsärende har tystnadsplikt och känslig information ska hanteras med försiktighet. Om arbetsgivaren inte har tillräcklig kompetens när det gäller arbetsanpassning och rehabilitering ska hjälp hämtas från företagshälsovård eller motsvarande extern kompetens. Arbetsgivaren ska vidta de åtgärder som behövs för en effektiv arbetsanpassning och rehabilitering. Vilka åtgärder som anses skäliga beror bland annat på arbetsplatsens storlek och vilken effekt som den tilltänkta åtgärden kan anses ha. Det är viktigt att redan från början dokumentera allt väsentligt såsom telefonsamtal och andra kontakter, möten, förslag och åtgärder samt möjligheter till omplacering eller omfördelning av arbetsuppgifter. Även möten eller åtgärder som uteblir är viktigt att dokumentera. En åtgärd som diskuterats men inte genomförts är ändå värd att dokumentera eftersom det visar att arbetsgivaren undersökt olika möjligheter. Notera då också varför ni valde att inte genomföra åtgärden. Finns det oklarheter om rehabiliteringsansvaret har fullgjorts går detta ut över arbetsgivaren i en eventuell efterföljande rättslig process.

3. Tidiga insatser

Ett aktivt engagemang från arbetsgivaren redan från och med de första dagarnas sjukfrånvaro är viktigt i arbetet med att minska sjukfrånvaron. Med ett sådant förfaringssätt kan det också falla sig naturligt att ta upp en diskussion om alternativa arbetsuppgifter eller deltid under sjuklöneperioden. En skriftlig rutin som anger hur sjukanmälan ska göras, exempelvis genom telefonsamtal till sin närmaste chef, möjliggör en tidig dialog med den sjuke medarbetaren. Det kan vara lämpligt att ha en regel på arbetsplatsen som innebär att ni inte godtar sjukanmälan via sms eller mail. Här kan också nämnas nyttan av att vara uppmärksam på tidiga signaler på ohälsa av olika slag bland de anställda. Erfarenheten visar att ett ingripande i ett tidigt skede har betydligt större chans att lyckas än ett senare ingripande. När den anställde börjar visa en onormal frånvaro kan det många gånger vara för sent att vända utvecklingen.

4. Plan för återgång i arbete

Arbetsgivaren har en lagreglerad skyldighet att planera insatser som underlättar den anställdes återgång i arbete. En plan för återgång i arbete ska tas fram om det kan antas att en arbetstagare kommer att vara sjukskriven i mer än 60 dagar räknat från sjukperiodens första dag. Då ska en plan upprättas senast dag 30 i sjukperioden. Som stöd för antagandet om sjukskrivningens längd kan arbetstagarens läkarintyg användas. Om sådant inte hunnit komma in får ett antagande om sjukskrivningens längd göras tillsammans med arbetstagaren. Om det kan antas att arbetstagaren kan återgå helt i arbete inom 60 dagar behöver en plan inte upprättas, det räcker då att arbetsgivaren dokumenterar detta på lämpligt sätt. Om det senare visar sig att arbetstagaren trots allt inte kan återgå inom 60 dagar ska en plan upprättas så snart det är praktiskt möjligt. Planen för återgång i arbete ska kontinuerligt följas upp och anpassas av arbetsgivaren. Den ska främst vara ett stöd för arbetsgivaren i rehabiliteringsarbetet på arbetsplatsen och ska underlätta och påskynda arbetstagarens återgång i arbete. Därför är det viktigt att den, i den utsträckning som det är möjligt, upprättas i samråd med arbetstagaren. Det finns ingen skyldighet att skicka in planen till Försäkringskassan men den ska på förfrågan från myndigheten kunna visas upp. Det finns inte något krav på hur en plan för återgång i arbete ska utformas eller var dokumentationen ska ske. Många arbetsgivare har rutiner för rehabiliteringarbetet på arbetsplatsen, med framtagna rehabiliteringsplaner som är anpassade utifrån verksamhetens förutsättningar. På Försäkringskassans hemsida finns ett förslag till hur en plan för återgång i arbete kan utformas, men det finns ingen skyldighet för arbetsgivare att använda den framtagna mallen. Arbetsgivare som har behov av externt stöd i samband med att en plan för återgång i arbete upprättas kan ansöka om bidrag, läs mer på Försäkringskassans hemsida. Under vissa förhållanden behöver inte en plan upprättas En plan behöver inte tas fram om det klart framgår att arbetstagarens hälsotillstånd är av sådan art att det är uppenbart att en återgång i arbete för tillfället inte är möjlig, inte ens med rehabiliterande åtgärder. När arbetstagarens hälsotillstånd inte medger någon planering av insatser på arbetsplatsen, får planeringen därför vänta tills hälsotillståndet har förbättrats. Det kan exempelvis handla om att arbetstagaren väntar på medicinsk utredning eller behandling. Det räcker då att skälen till detta dokumenteras i planen. Om det föreligger tveksamheter i frågan ska en plan upprättas. Om det senare visar sig att arbetstagaren kan återgå i arbete ska en plan upprättas så snart det är praktiskt möjligt. En plan behöver inte heller tas fram i de fall arbetstagaren kan återgå helt i arbete utan några särskilda insatser, då räcker det att skälen till detta dokumenteras. Om det senare visar sig att arbetstagaren trots allt inte kan återgå i arbete utan insatser, ska en mer utförlig plan upprättas så snart det är praktiskt möjligt. En plan behöver inte heller tas fram då det är uppenbart att arbetstagaren inte förväntas kunna återgå i arbete, oavsett åtgärder, då räcker det att skälen till detta dokumenteras i planen. Om det senare visar sig att arbetstagaren trots allt kan återgå i arbete, ska en mer utförlig plan upprättas snart som möjligt. Med hänsyn till arbetstagarens integritet är det viktigt att inte dokumentera fler uppgifter än nödvändigt för att uppnå syftet med planen. I ovanstående tre situationer är det därför tillräckligt att planen begränsas till skälen för ställningstagandet.

5. Gränsen för arbetsgivarens rehabiliteringsansvar

Utgångspunkten är att arbetsgivaren ska vidta alla de åtgärder som skäligen kan krävas för att anställningen ska bestå. Skyldigheter i det enskilda fallet får bedömas utifrån dels bolagets resurser, exempelvis vilka lämpliga arbetsuppgifter som kan erbjudas, dels den anställdes förutsättningar, det vill säga den anställdes arbetsförmåga. I regel är kraven strängare för en större arbetsgivare eftersom möjligheterna att åstadkomma en omorganisation eller en omfördelning av arbetsuppgifter generellt är större på en stor arbetsplats jämfört med en mindre . Större krav ställs också när anställda har längre anställningstid och det enbart är en mindre del av arbetet som denne inte klarar av. På motsvarande sätt kan kravet vara lägre när det handlar om en kortare visstidsanställning. Återgång i arbete hos arbetsgivaren Arbetsgivaren är skyldig att genomföra åtgärder som syftar till att den anställde ska kunna återgå i arbete på bolaget. Det behöver dock inte nödvändigtvis vara en återgång till det arbete som denne anställdes för. Detta innebär bland annat att det kan vara lämpligt att eventuell arbetsträning innehåller uppgifter som kan bli aktuella vid en återgång i arbete, snarare än de uppgifter som medarbetaren tidigare har utfört. Arbetsträningen kan även innehålla tillfälliga arbetsuppgifter som inte är en del av arbetsgivarens ordinarie verksamhet. Arbetsgivaren har i sådana fall ingen skyldighet att behålla dessa uppgifter eller konstruera en motsvarande tjänst när arbetsträningen avslutas. Inte heller behöver arbetsgivaren ordna till exempel arbetsträning eller utbildning i syfte att den anställde ska kunna erhålla ett arbete i ett annat bolag. Omfördelning av arbetsuppgifter Inom ramen för rehabiliteringsansvaret ska arbetsgivaren överväga om det är möjligt att ändra arbetsorganisationen för att bereda den anställde arbetsuppgifter så att denne kan ha kvar sin anställning. I vissa fall kan det krävas att arbetsgivaren åtminstone prövar att omfördela arbetsuppgifter och utvärderar åtgärden. Det kan handla om att lyfta bort vissa arbetsmoment som den anställde inte klarar av och fördela på andra anställda eller att från olika håll samla ihop arbetsuppgifter som den anställde i fråga klarar av och ge dem till honom eller henne. Hänsyn till andra anställda Det finns begränsningar i skyldigheten att omfördela arbetsuppgifter. Arbetsgivaren är inte skyldig att omfördela arbetsuppgifter på ett sätt som ökar risken för exempelvis förslitnings- eller belastningsskador hos andra anställda. Det handlar inte bara om att ta hänsyn till risken för fysiska skador utan även göra en bedömning utifrån den organisatoriska och sociala arbetsmiljön. Effektiv organisation En omfördelning av arbetsuppgifter eller en mindre omorganisation av verksamheten ska i princip inte leda till behov av ytterligare personal eller påtagligt öka övertiden. Arbetsgivaren behöver alltså inte godta en förändring som leder till en märkbart mindre effektiv organisation eller andra betydande praktiska problem. Det är arbetsgivaren som bestämmer på vilken nivå i organisationen en viss uppgift ska utföras, till exempel att personalansvar ska ligga på chefsnivå och inte kan tas över av en underordnad.

6. Den anställdes ansvar att medverka i rehabilitering

Den anställdes skyldigheter Den anställde är enligt socialförsäkringsbalken skyldig att både lämna de uppgifter som behövs för att klarlägga behovet av rehabilitering och efter bästa förmåga medverka aktivt i rehabiliteringen. Lämnar den anställde inte nödvändig information om sin hälsostatus och arbetsförmåga blir det svårt för arbetsgivaren att fullgöra sitt rehabiliteringsansvar och att genomföra några rehabiliteringsåtgärder. Ibland kan det handla om känslig information som den anställde inte vill dela med sig av. I vissa fall kan beteendet kopplas till sjukdomen. Om arbetsgivaren har försökt få fram information från den anställde utan resultat och informationen inte går att få fram på annat sätt anses arbetsgivaren inte ha brustit i sitt rehabiliteringsansvar även om några rehabiliteringsåtgärder inte vidtas. Om en anställd inte överväger de erbjudanden som arbetsgivaren föreslår eller avfärdar åtgärder utan att ha provat dem anses han eller hon inte ha medverkat till sin rehabilitering. Samma sak gäller om den anställde vägrar delta i de insatser som erbjuds, exempelvis möten, kurser och arbetsträning, eller ändrar på det han eller hon tillsammans med arbetsgivaren kommit överens om. Dokumentera alltid alla försök att få den anställde att medverka i rehabiliteringen. Följden av bristande medverkan Följden av att en anställd inte medverkar i sin rehabilitering blir att arbetsgivaren anses ha fullgjort sitt rehabiliteringsansvar. Detta gäller under förutsättning att den föreslagna åtgärden kan antas bidra till att den anställde skulle kunna återgå i arbete och att han eller hon inte hade något giltigt skäl att inte godta exempelvis en omplacering. Om den anställde inte anger något skäl ska arbetsgivaren fråga den anställde varför han eller hon inte accepterar den föreslagna åtgärden så att arbetsgivaren kan ta ställning till om skälet är giltigt eller inte. Ett giltigt skäl för en anställd att inte medverka i rehabiliteringen kan exempelvis vara att åtgärden är olämplig ur hälsosynpunkt. Att en anställd föredrar att återgå i arbete utanför den egna arbetsplatsen innebär inte att han eller hon inte behöver medverka i rehabiliteringsåtgärder som syftar till att anställningen vid bolaget kan bestå. Bristande medverkan kan även i det fallet innebära att rehabiliteringsansvaret anses fullgjort. Bristande medverkan vid ett enstaka tillfälle innebär normalt inte att rehabiliteringsansvaret automatiskt är uppfyllt. Det måste finnas andra indikationer på att den anställde inte vill fullfölja rehabiliteringen. Särskilt vid alkoholism av sjukdomskaraktär kan i regel bristande medverkan vid ett eller ett par tillfällen inte tas till intäkt för att den anställde inte medverkar och att rehabiliteringsansvaret är fullgjort, eftersom sådant beteende ofta är en del av sjukdomsbilden. Den väsentlighetsbedömning och intresseavvägning som ska göras inför en uppsägning kan påverkas av om arbetsgivaren varit villig att genomföra adekvata rehabiliteringsinsatser och av om den anställde tackat nej utan godtagbar anledning. Enligt Arbetsdomstolen kan en vägran från en medarbetare, som utan giltigt skäl inte vill delta i sin rehabilitering, få till följd att arbetsgivaren anses ha fullgjort sitt rehabiliteringsansvar och att det föreligger saklig grund för uppsägningen. För uppsägning krävs dock bland annat att den anställde förstår att denne måste delta i sin rehabilitering samt förstår att en vägran att delta kan medföra att denne förlorar sin anställning. Det är här också viktigt att påpeka att bristande medverkan inte är en uppsägningsgrund i sig. Läs mer här om uppsägning på grund av sjukdom.