Frågor & Svar gällande återgång till arbetsplatsen
Med anledning av de upphävda restriktionerna kan det uppstå frågor kring till exempel arbetstagare som vägrar återgå till arbetsplatsen, hur ovaccinerade ska hanteras eller om arbetsgivaren ska låta samtliga medarbetare återgå till kontoret samtidigt. Nedan besvarar vi några av de vanligaste frågeställningar en arbetsgivare ställs inför i samband med återgång till arbetsplatsen. Sammanställningen uppdateras löpande med frågor och svar. Svaren utgår från den information och de rekommendationer som gäller just nu. Redogörelsen kan därför komma att ändras. Arbetsmiljöverket och Folkhälsomyndigheten har uppdaterat sina hemsidor med information om återgång till arbetsplatsen. - Hur hanterar vi medarbetare som inte vill återgå till kontoret? Utgångspunkten är att det är arbetsgivaren som genom arbetsledningsrätten leder och fördelar arbetet på arbetsplatsen. Arbetsgivaren bestämmer alltså när arbetet ska utföras, hur arbetet ska utföras och var arbetet ska utföras. Med andra ord är det arbetsgivaren som bestämmer om en arbetstagare kan arbeta hemifrån eller om arbetet ska utföras på arbetsplatsen. Följden av att det är arbetsgivaren som bestämmer var arbetet ska utföras är att arbetsgivarens tillstånd krävs för att arbeta hemifrån. En arbetstagare kan alltså inte själv bestämma var den ska utföra sina arbetsuppgifter. Om en arbetstagare vägrar att infinna sig på kontoret kan arbetsgivaren före ett slutligt beslut att kalla in arbetstagaren överväga om andra arbetsuppgifter kan tilldelas eller om arbetstagaren ska omplaceras. Om en anställd i strid med arbetsgivarens beslut vägrar att infinna sig på arbetsplatsen måste arbetsgivaren på sedvanligt sätt följa regelverket i anställningsskyddslagen. Arbetsgivaren måste först göra en bedömning av om arbetstagaren har något giltigt skäl för att inte utföra sina arbetsuppgifter på arbetsplatsen. Ifall arbetsgivarens arbetsledningsbeslut skulle strida mot god sed på arbetsmarknaden föreligger normalt sett giltigt skäl för att inte följa arbetsgivarens arbetsledning. Det ska i sammanhanget erinras om att det arbetsrättsliga regelverk som gäller vid funktionsnedsättning kan vara tillämpligt på den som befinner sig i en riskgrupp. Arbetsgivaren måste vidare till exempel erinra den anställde om att anställningen är i fara och ge den anställde en chans att ändra sitt beteende. Ytterst kan det bli aktuellt med uppsägning på grund av personliga skäl. En bedömning måste dock göras i varje enskilt fall innan arbetsrättsliga åtgärder vidtas. Om en arbetstagare av olika hälsoskäl inte kan vaccinera sig och av den anledningen inte vill återgå till arbetsplatsen bedömer vi att reglerna om arbetsanpassning kan bli tillämpliga. Detta är regler som ställer krav på individnivå och innebär att arbetsgivaren behöver utreda vilka arbetsanpassningsåtgärder som kan bli aktuella och genomföras för att personen i fråga ska kunna arbeta på arbetsplatsen. Exempelvis kan en sådan anpassningsåtgärd vara att under en period tilldela en sådan person ett eget kontorsrum stället för att sitta i ett kontorslandskap eller i en aktivitetsbaserad arbetsyta, alternativt möjliggöra fortsatt hemarbete. En medarbetare som är orolig för att smittas av corona på grund av att personen tillhör en riskgrupp kan ha rätt till ledighet om personen kvalificerar sig för riskgruppsersättning från Försäkringskassan. En förutsättning är bland annat att arbetsgivaren inte kan erbjuda arbete hemifrån. Detta regelverk gäller fram till och med den 30 september 2021. Läs mer om rätten till riskgruppsersättning under Personer som riskerar att bli allvarligt sjuka av covid-19.- Vad kan vi som arbetsgivare göra om ovaccinerade arbetstagare inte följer de rekommendationer som gäller för dem? Folkhälsomyndigheten har valt att behålla vissa rekommendationer om bland annat fysisk distansering för personer som inte är vaccinerade. Utgångspunkten är att arbetsgivaren kan vidta arbetsrättsliga åtgärder om arbetstagaren bryter mot anställningsavtalet, gällande föreskrifter, policyer och riktlinjer, givna instruktioner eller i övrigt åsidosätter vad som kan förväntas i anställningsförhållandet. Beroende på omständigheterna i det enskilda fallet kan det då bli aktuellt med muntlig eller skriftlig varning, i förlängningen även omplacering och, vid grova och upprepade överträdelser kan grund för att avsluta anställningen föreligga. Att avvika från allmänna rekommendationer ställda till allmänheten kan normalt sett inte betraktas som ett tillräckligt allvarligt avsteg från vad som kan förväntas i anställningsförhållandet för att arbetsrättsliga åtgärder ska kunna vidtas. Om däremot arbetsgivaren lämnat instruktioner för ovaccinerade kan sådan åtgärd vara motiverad.
- Vad gör vi med medarbetare som vi vill låta fortsätta arbeta på distans? TEKO har ett nära samarbete med Teknikföretagen. I Teknikföretagens guide om hem- och distansarbete beskrivs vad du som arbetsgivare behöver tänka på när du vill låta dina medarbetare arbeta på distans och hemifrån. Är du osäker, kontakta TEKO:s rådgivare för mer information.
- Behöver vi förhandla återgången till arbetsplatsen? Den övergripande frågan en arbetsgivare måste ställa sig är om återgången till arbetsplatsen innebär en viktigare förändring av verksamheten. För arbetsgivare som inte har haft några särskilda riktlinjer gällande hem- och distansarbete under pandemin finns inte någon förhandlingsskyldighet vid återgång till arbetsplatsen eftersom det inte föreligger en väsentlig förändring av verksamheten. Arbetsgivare som fortsättningsvis kommer att arbeta enligt samma riktlinjer för hem- och distansarbete som tidigare, exempelvis att hemarbete tillåts två dagar i veckan, behöver heller inte förhandla frågan. Annorlunda förhåller det sig dock för arbetsgivare som under pandemin tillämpat hem- och distansarbete och vid återgången till arbetsplatsen väsentligen ändrar ett tidigare beslut avseende sådant arbete, exempelvis genom att samtliga tjänstemän måste återgå helt till arbetsplatsen. Det gäller med än större styrka om det i samband med återgången sker förändringar av förutsättningarna för arbetets utförande. I en sådan situation kan en förhandlingsskyldighet föreligga med de fackliga motparterna. Har parterna kommit överens om att förhandling inte behöver ske så gäller det naturligtvis (till exempel mot bakgrund av att frågan hanteras inom ramen för skyddskommitténs verksamhet). Detsamma gäller sannolikt för de arbetsgivare som endast accepterat att arbetstagarna följer Folkhälsomyndigheternas rekommendationer om hem- och distansarbete, det vill säga sådant arbete har varit helt frivilligt. Inför förhandlingen är det bra att ha förberett underlag om hur återgången ska gå till och eventuellt en riskbedömning. Även om det inte finns en förhandlingsskyldighet kan det behöva göras en riskbedömning som ska samverkas med skyddsombud. Kontakta gärna TEKO:s rådgivare om du är osäker på vad som gäller i ditt fall. TEKO:s jour för arbetsgivarfrågor når du på tel 08-782 08 80.
- Vad ska vi tänka på när det gäller arbetsmiljön när personalen återgår till arbetet? Arbetsgivaren ansvarar för att identifiera och åtgärda risker i arbetsmiljön. Om arbetsgivaren beslutar om att arbete som tidigare instruerats att helt eller delvis utföras hemma, ska övergå till kontoret, är det en förändring som innebär att arbetsgivaren ska göra en bedömning av de risker som kan uppstå i samband med återgången, att göra en riskbedömning (eller som det ibland kallas, en konsekvensanalys). Detta görs i samverkan med skydds- och arbetsmiljöombud och följer av Arbetsmiljöverkets föreskrifter om systematiskt arbetsmiljöarbete. Exponering för coronavirus är fortsatt en risk och arbetsgivaren måste förhålla sig till att minska risken för smittspridning och ohälsa på arbetsplatsen. Vår uppfattning är att det inte är rimligt att arbetsgivare ska ta ett större ansvar för smittspridningen än andra delar av samhället. När restriktioner i övriga samhället tas bort och livet återgår till det normala bör detta även återspeglas på arbetsplatserna. Med en låg smittspridning och hög vaccineringsgrad i samhället har sannolikheten för liksom konsekvensen av smitta och allvarlig sjukdom minskat även på arbetsplatserna. Risken är lägre nu än när vi var mitt i pandemin. De åtgärder som vidtas nu kommer därför också kunna se annorlunda ut nu än när smittorisken var hög. Även om till exempel uppmaningar om två meters avstånd tas bort kan det finnas anledning för arbetsgivaren att fortsatt uppmana till att hålla avstånd. Det kan handla om att hålla möten i tillräckligt stora rum, uppmana till avstånd i lunchköer, sprida ut fikaraster, möblera luftigt, ha anslag uppsatta om avstånd och låta medarbetarna komma tillbaka i omgångar. Allt för att se till att återkomsten till kontoret inte drabbas av bakslag i form av smittspridning. Den fortsatta smittrisken är en risk men det kan finnas många andra risker i och med återgången som också behöver bedömas och åtgärdas. Arbetsgivaren bör också vara medveten om att planen kan behöva revideras och ändras beroende på ny information och vad som sker övrigt i samhället. Man får nog acceptera en viss flexibilitet och osäkerhet. Det kan också vara värt att påminna om att den som har symtom även fortsatt ska stanna hemma och testa sig. Arbetsgivare bör i dessa fall underlätta för hemarbete. På Prevents hemsida finns mer information och en checklista för återgång till arbetet.
- Riskbedömningar inför återgången till arbetsplatsen – hur gör vi? För många arbetsgivare kan en återgång till arbete på kontoret ses som en förändring av verksamheten. Vid en förändring av verksamhet finns krav i föreskrifterna om systematiskt arbetsmiljöarbete att undersöka och åtgärda de risker som förändringen för med sig – att göra en riskbedömning (eller som det ibland kallas, en konsekvensanalys). Risker ska identifieras, bedömas, åtgärdas och följas upp. Riskbedömningen ska dokumenteras. Detta görs lämpligt i en handlingsplan som blir en del av planen för återgången. I arbetet ska skydds- och arbetsmiljöombud medverka. Vilka risker som kan bli aktuella vid en återgång till arbete på kontoren kommer att vara olika för olika företag beroende till exempel på i vilken grad kontoret varit nedstängt, hur kontoret ser ut och vilken verksamhet som bedrivs. Risker som kan bli aktuella kan ha att göra med den fortsatta smittorisken, oro (för fortsatt smitta, på grund av otydlig kommunikation, förändringar som skett under pandemin), missnöje med hur planen för återgång ser ut, nya arbetssätt med mera. De riskbedömningar arbetsgivaren gör och de åtgärder som vidtas behöver följas upp och revideras så att de fortsatt är relevanta. Speciellt i den situation vi är i där ny information hela tiden presenteras. Att vi mer går tillbaka till arbete på kontoret behöver inte innebära en förändring av verksamhet men arbetsgivaren bör ändå beakta att riskbedömning är något som ska ske fortlöpande. Smittrisken i samhället och därmed på arbetsplatsen är något man behöver följa och åtgärder kan behöva vidtas. På Prevents hemsida finns mer information kring återgången till arbetsplatsen med en checklista med frågor som kan bli aktuella att ställa i en riskbedömning.
- Om vi inte är överens om bedömningar vi gör och de åtgärder vi inför vad händer då? Arbetsgivaren är ansvarig för arbetsmiljöarbetet och har sista ordet om hur arbetsmiljöarbetet ska bedrivas på företaget. Arbetstagare ska ges möjlighet att medverka. Ofta sker medverkan genom skydds- och arbetsmiljöombuden. Är skydds-/arbetsmiljöombud inte överens med arbetsgivaren om de åtgärder som vidtas har de rätt att begära åtgärd eller undersökning. Arbetsgivaren ska svara på denna begäran. Om skydds-/arbetsmiljöombud fortsatt inte är nöjda har de rätt att vända sig till Arbetsmiljöverket för att de ska ta ställning i frågan, en så kallad 6:6a-anmälan. En 6:6a-anmälan resulterar i att Arbetsmiljöverket bedömer om arbetsgivaren gjort vad som kan krävas. I de fall Arbetsmiljöverket bedömer att så inte är fallet kan det resultera i att arbetsgivaren får ett föreläggande med vite att vidta olika åtgärder. Om åtgärderna inte genomförs kan arbetsgivaren bli skyldig att betala ett vite. Kraven på riskbedömning är dock inte förenade med straff varför det i dessa fall inte blir aktuellt med sanktionsavgifter eller böter.
- Ska alla medarbetare återgå till kontoret samtidigt? En riskbedömning blir ett stöd för att avgöra vad som är lämpligt. Alla verksamheter är olika och kontoren har varit öppna i olika grad, så olika företag kommer att komma fram till olika lösningar. Det finns inga begränsningar varken från Folkhälsomyndigheten eller Arbetsmiljöverket när det gäller hur många som kan vistas på ett kontor, men det finns fortsatt en risk för smitta, om än lägre nu, som gör att företag kan komma fram till att återgången behöver ske stegvis. En stegvis återgång skulle kanske även kunna skapa ett viss lugn och trygghet för medarbetare som inte varit på kontoret på länge.
- Kan schemaläggning för tjänstemän utformas så att inte alla är på plats samtidigt? Teknikavtalen medför generellt sett mycket goda möjligheter för att uppnå flexibilitet i arbetstidsförläggningen. Om arbetskraftsbehovet totalt sett är oförändrat men ett behov identifieras av att låta tjänstemännen arbeta vid olika tider, kan ett sätt vara att förskjuta arbetstiden för en del av personalen. Med förskjuten arbetstid menas att en del av arbetstiden förläggs utanför den ordinarie arbetstidsschemat vid tjänstestället. Förskjutning kan ske både framåt och bakåt i tiden. Meddelande om förskjuten arbetstid bör om det är möjligt ske 14 dagar i förväg. För förskjuten arbetstid utges ersättning per förskjuten timme enligt kollektivavtal om inte annat överenskommits lokalt. Notera att eventuellt förekommande flextidsavtal kan påverka ersättningsfrågan. Det är även möjligt att träffa lokala överenskommelser med facket om varierad arbetstid liksom att träffa enskilda överenskommelser om arbetstidsförläggning. Kontakta gärna TEKO:s rådgivare för närmare information kring vilka möjligheter det finns att anpassa arbetstiden med utgångspunkt från kollektivavtalens bestämmelser. TEKO:s jour för arbetsgivarfrågor når du på tel 08-782 08 80.
- Medför Folkhälsomyndighetens nya allmänna råd för ovaccinerade några krav på åtgärder från arbetsgivaren? Några sådan krav har inte uttalats från Folkhälsomyndigheten eller från Arbetsmiljöverket. Vi utgår från att riskbedömningar görs på organisationsnivå och inte på individnivå. När arbetsgivaren gör sin riskbedömning utgår man från förhållandena på arbetsplatsen men också i samhället som till exempel vaccinationsgrad och antalet sjukdomsfall i landet. Åtgärder som vidtas i samhället avspeglar sig på de åtgärder som vidtas på arbetsplatsen eftersom det inte är rimligt att arbetsgivare generellt ska ta ett större ansvar för smittspridningen än andra delar av samhället. I riskbedömningen kan inte arbetsgivaren göra skillnad på vaccinerad eller ovaccinerad. Även om arbetsgivaren skulle vilja göra skillnad torde detta vara svårt. Om företaget däremot vet att en stor del av de anställda är ovaccinerade skulle detta kunna påverka riskbedömningarna och de åtgärder som vidtas. Vilka åtgärder som är effektiva och proportionella för att motverka smittspridning på arbetsplatsen påverkas naturligtvis även av att det i princip inte råder några restriktioner i övrigt i samhället. Om en arbetstagare av hälsoskäl inte kan vaccinera sig bedömer vi att reglerna om arbetsanpassning kan bli tillämpliga. Detta är regler som ställer krav mer på individnivå.
- Kravet på att anmäla exponering av coronavirus på arbetsplatsen som allvarligt tillbud (AML 3 Kap 3 §) och dokumentationskravet enligt föreskrifterna om smittrisker (AFS 2018:4), påverkas de av Folkhälsomyndighetens nya rekommendationer? Hittills har inte Folkhälsomyndighetens förändrade rekommendationer lett till någon förändring vad gäller Arbetsmiljöverkets tillämpning av sitt regelverk. Vilket innebär att arbetsgivaren fortsatt ska anmäla exponering på arbetsplatsen som ett allvarligt tillbud och dokumentera de fall där exponering förekommit. Före pandemin tillämpades reglerna för de som hanterar smittrisker i sin verksamhet, till exempel ett labb eller sjukvård. I en verksamhet som hanterar virus är det inte så svårt att förstå vad ett allvarligt tillbud är. Det kan vara att den personliga skyddsutrustningen som ska skydda mot smitta inte använts eller inte fungerat eller att ventilationen inte fungerat. Men vad som är ett allvarligt tillbud i industrin där inte virus hanteras i verksamheten är inte lika lätt att förstå. Att bedöma vad som är ett allvarligt tillbud som ska rapporteras till Arbetsmiljöverket och vad som ska dokumenteras blir än svårare när fler är tillbaka på kontoret och de tidigare strängare reglerna om avstånd tas bort. Vårt råd till arbetsgivare är att om man får kännedom om att en medarbetare varit sjuk i Covid-19 när han/hon varit på kontoret och exponerat andra för viruset ska en anmälan om allvarligt tillbud göras till Arbetsmiljöverket och de uppgifter som efterfrågas i kravet i föreskrifterna om smittrisker ska dokumenteras så gott det går. Vi menar dock att arbetsgivaren inte har en roll att smittspåra. Det är vårdens roll. Det arbete, tid och kraft, som arbetsgivaren lägger ner på detta (framför allt dokumentationskraven) måste stå i proportion till nyttan. Lättnader i samhället vad gäller restriktioner och rekommendationer måste även få genomslag i arbetslivet. Tänk på att kravet på anmälan av allvarliga tillbud är förenad med böter och dokumentationskravet med sanktionsavgift. Vi har bett Arbetsmiljöverket att förtydliga hur kraven ska tillämpas men väntar fortsatt på svar. Vi menar att tillämpningen av Arbetsmiljöverkets regler behöver återgå till hur den var före pandemin. Men där är vi inte än.
